Hulp nodig met BARS?

Er zijn twee situaties die zich hierbij kunnen voordoen.

1. De auto blijft bij de medewerker voor de deur/op het vliegveld staan. In dat geval dient deze auto volgens de regels bijgeteld te worden. Het gaat namelijk om het beschikbaar zijn van het voertuig en niet of de auto gebruikt wordt of niet.

2. De auto staat op het terrein van de zaak en kan door collega’s worden gebruikt.  Hoe te handelen in deze situatie? Een voorbeeld: verkoper Jan gaat op de 14e van een maand twee weken met vakantie en neemt de auto niet mee op reis. Met behulp van de ‘automatisch aanvullen’ functie in BARS heeft Jan fiscaal correct het gebruiksrecht van de auto geregistreerd. Gedurende de vakantie van Jan staat de auto dus werkloos bij het autobedrijf op de dam. Omdat tijdens de vakantie van Jan de auto werkloos op het erf van het autobedrijf staat, gebruikt verkoper Kees de auto gedurende één dag en registreert het gebruik van de auto volgens de regels in BARS. Omdat Jan de betreffende maand automatisch door BARS heeft laten aanvullen, accepteert BARS de registratie van Kees. BARS geeft een melding van de dubbele registratie.  Is deze dubbele registratie correct? Ja, dit is correct. BARS is gebaseerd op de handreiking bijtelling auto van de zaak.

In de handreiking staan twee situaties: een auto wordt gebruikt buiten werktijd en moet dus geregistreerd worden. Of, er wordt geen auto meegenomen vanwege bijvoorbeeld vakantie of ziekte en dan moet de auto bijgeteld worden die de afgelopen twee maanden het meest privé is gebruikt. In deze situatie kan het dan voorkomen dat een auto op één dag bij verschillende personen geregistreerd wordt. Immers, de essentie van bijtelling zit in het gebruiksrecht van een auto van de zaak dat een medewerker heeft. Of de auto ook daadwerkelijk gebruikt wordt, doet niet ter zake.

Dat is ook de reden dat BARS de dubbele registratie toe staat. Een medewerker die ziek is, of met vakantie gaat behoudt dat gebruiksrecht. Maakt de medewerker geen gebruik van zijn ‘recht’ en gebruikt hij gedurende een periode geen auto van de zaak, moet hij toch bijtellen. De fiscus hanteert bij het bepalen van de bijtelling de waarde van de meest gebruikte auto in de voorliggende periode. Vanzelfsprekend doet BARS dat ook. Een dubbele registratie is dus mogelijk.

Het heropenen van een gesloten periode is alleen door de Bevoegd Functionaris uit te voeren. Deze kan tot en met drie maanden terug een periode heropenen. Stel, het is nu de maand juni, dan kun je tot en met maart heropenen. Om een maand te heropenen, roep je  de Controle Rapportage op. Vervolgens selecteer je de medewerker wiens maandgegevens je wilt heropenen door op de bullet in de linker kolom en daarna bovenin op de knop DETAILS EN AFSLUITEN te klikken. De registratie(s) van de geselecteerde medewerk(st)er worden nu getoond. Klik tenslotte op de knop HEROPENEN PERIODE. De periode voor de geselecteerde medewerk(st)er is hiermee heropend, welke nu zelf zijn/haar correctie toe kan gaan passen. Meer informatie hierover is te vinden in paragraaf 4.2 van de “Handleiding voor de Bevoegd Functionaris”.

BARS kent vier mogelijkheden waardoor een ‘0’ weergave kan ontstaan:

1. Er zijn te grote verschillen tussen de berekende waarde en de werkelijke waarde.  BARS vergelijkt na de calculatie, de berekende consumentenprijs met de door de importeur vastgestelde bruto consumentenprijs. Om te voorkomen dat je over een te hoge waarde bijtelt geeft BARS de waarde “0” weer als een te groot verschil tussen beide waarden wordt vastgesteld

2. De auto is niet via de Nederlandse importeur op de weg gekomen. Bij individuele toelating van een auto wordt de waarde van de auto op het moment van kentekening door de Douane vastgesteld. Op basis van de vastgestelde waarde berekent de Douane de verschuldigde BPM. BARS kan vanuit dit “geschatte” BPM bedrag de oorspronkelijke consumentenprijs niet meer afleiden. Daar waar mogelijk worden dergelijke gegevens handmatig aan BARS toegevoegd.

3. De auto heeft een grijs kenteken. Voor auto’s met grijs kenteken ontbreekt bij veel merken de bruto consumentenprijs. Het streven is erop gericht van zoveel mogelijk voertuigen de bruto consumentenprijs te verkrijgen van de importeur. Niettemin kan het voorkomen dat bij grijs kentekenauto’s de waarde ‘0’ vaak wordt weergegeven.

4. De gegevens van het RDW zijn nog niet beschikbaar. Over het algemeen heeft RDW de gegevens binnen 48 uur  verwerkt. Na die periode zal BARS het kenteken herkennen.  LET OP: bij een kennelijk onjuiste of ontbrekende bruto consumentenprijs kun je handmatig de juiste waarde van de auto in het systeem invoeren.

Zie ook de handleiding voor de Medewerker, bladzijde 7. Kopieer en bewaar de stukken waaruit blijkt dat de door jou gehanteerde waarde de juiste is. De Belastingdienst kan hier bij een eventuele controle naar vragen.

Uitgangspunt is de bruto consumentenprijs van een auto. Daarop wordt het BTW bedrag en het BPM bedrag in mindering gebracht op basis van de op het moment van toelating geldende percentages. Vervolgens wordt het BPM bedrag gecorrigeerd voor bonus-/ malusbedragen die ontstaan bijvoorbeeld door emissie. Als laatste vindt correctie plaats voor wel of geen BPM dragende accessoires.

LET OP: de bruto consumentenprijs kan afwijken van het door de importeur op de factuur vermelde bedrag. Dit kan vooral spelen bij actieauto’s. Wettelijk uitgangspunt voor de bijtelling is de bruto consumentenprijs van een auto. Dit is dan ook het uitgangspunt voor BARS.

In de controle rapportage staan gegevens behorend bij het kenteken dat door een van de medewerk(st)ers van jouw bedrijf is ingevoerd. Ook als dit kenteken abusievelijk is ingevoerd. De gegevens kunnen niet verwijderd worden uit het systeem.

Wat je wel kunt doen is (als Bevoegd Functionaris) om via het tabblad “Beheer” te kiezen voor voertuigen om vervolgens het bewuste kenteken te selecteren. In het scherm wat je dan krijgt vul je de data in bij de rubrieken “Begin gebruik” en “Eind gebruik”. Als je daar bij “Eind gebruik” een datum invoert die voor de huidige periode valt dan ziet je dat kenteken niet meer op je overzicht. Mocht onverhoopt toch weer van dat kenteken gebruik gemaakt worden dan dient je de data natuurlijk aan te passen.

Uitgangspunt is dat er voor werknemers in de autobranche altijd een auto ter beschikking staat. Het zal niet snel voorkomen dat er in fiscale zin geen auto ter beschikking staat. Mochten bijvoorbeeld alle gekentekende (demovoertuigen) niet bij het bedrijf aanwezig zijn c.q. ter beschikking staan, dan is er wellicht nog een showroomvoorraad die naar de definities van de Belastingdienst ‘ter beschikking staat’, ook al kunnen deze auto’s niet zonder kenteken worden gebruikt. Een uitzonderingssituatie zou kunnen zijn de werknemer die wegens langdurige ziekte zijn auto van de zaak moet inleveren bij zijn werkgever, en daar geen vervangende auto voor krijgt. Voor de dagen waarop een werknemer werkelijk geen auto ter beschikking staat, hoeft niet te worden bijgeteld. BARS vult automatisch aan, je kunt de Bevoegd Functionaris van BARS binnen jouw bedrijf vragen om handmatig toe te voegen dat er geen sprake was van een ter beschikking gestelde auto.

Ook als je ziek bent of met bijvoorbeeld het vliegtuig op vakantie gaat, zal als uitgangspunt gelden dat je een auto ter beschikking is gesteld door je werkgever. Je kunt jouw werkgever echter wel vragen om gedurende zulke dagen, een kleinere, goedkopere auto ter beschikking te stellen. De bijtelling wordt dan een stuk lager, omdat deze wordt gerekend over de waarde van de kleinere auto. Zie ook vraag 12 hierover.

Bij langdurige ziekte of loopbaanonderbreking, zal de werknemer zijn auto inleveren bij de werkgever. In dat geval staat hem geen auto meer ter beschikking en zal voor die periode ook geen bijtelling verschuldigd zijn. In deze gevallen zal vaak ook worden overgegaan tot het invullen in BARS van de einddata gebruiksrecht auto’s, BARS en/of uitdiensttreding.